Схема руху вхідних документів

схема руху вхідних документів
Документ вважається виконаним лише тоді, коли питання, по-рушені в ньому, розв’язано, і кореспонденту дано відповідь по суті. Встановлено, що щільність документообігу суттєво змінюється в межах року, кварталу, місяця, тижня. На початку цих часових відрізків різко зростає кількість документів, що надходять, в кінці — відправляються. Залежно від значущості автора і змісту вхідні документи направляють керівникові установи, структурним підрозділам або конкретному виконавцю. Облік документів ведеться окремо для вхідної й вихідної ко­респонденції по структурних підрозділах і по кореспондентах (ад­ресатах). Облік обсягів вхідних і вихідних документів здійснюється при їх первинній обробці або відправці документів.


Якщо матеріали складаються з кількох томів, то номер тому до-дається до індексу. Децентралізована форма організації документаційного обслуговування представляє собою повну протилежність централізованої служби. Головне правило документообігу — оперативне рух документів по найбільш короткому шляху з мінімальними витратами часу та праці.

Сукупність робіт, пов’язаних із створенням документів, їх реєстрацією, класифікацією, рухом, обліком і зберіганням, називається діловодством. В процесі діловодства здійснюється фіксація інформації (документування) і організація робіт з документами. Відповідно до вимог ДСТУ та ЄДСД на кожному документі, що надійшов до установи, робиться відмітка про надходження. Ця відмітка має ви-гляд реєстраційного штампу, який проставляють на нижньому по-лі першого аркуша праворуч. Складається з напису «Інформація перенесена до машинного носія», особистого підпису особи, яка відповідальна за перенесення даних, дати перенесення. При журнальній формі реєстрації документів рекомендовано вести такі журнали: а) урядових документів; б) наказів керівника установи з основної діяльності; в) наказів щодо особового складу; г) відряджень; д) рішень колегії фірми; е) актів ревізій фінансово-господарської діяльності тощо.

Похожие записи: